Organiser un séminaire, combien de temps faut-il s’y prendre à l’avance ?

Vous devez organiser un séminaire d’entreprise ? Dans un monde idéal, il faudrait commencer à bosser dessus un an à l’avance. Mais bon, on sait ce que c’est : en matière de planning et d’organisation, le monde idéal n’existe pas. Donc on a essayé de réduire pour vous au minimum le temps de préparation d’un séminaire. Résultat des comptes : il vous faut compter au moins 3 mois. Et vous allez voir que c’est serré…

  • J-90 : La date du séminaire et la destination doivent être bloquées, la liste des invités aussi. 
  • J-75 : L’hébergement doit être booké. Et pour plus de sérénité, autant faire appel à un spécialiste de l’hébergement de groupe
  • J-60 : Le transport doit être réservé pour vos invités, surtout si vous partez loin. Sinon, ça risque de vous coûter très cher ou de vous contraindre à passer des nuits en bus !
  • J-30 : Vous devez vous assurer que tout est géré au niveau de la restauration sur place, de la logistique et du matériel (informatique et autre).
  • J-15 : Le programme complet du séminaire (conférences, ateliers de travail, animations, soirées, activités « team building »…) doit être fixé et communiqué aux invités. Si vous avez des speakers ou des intervenants extérieurs, tout doit également être organisé pour eux. 
  • J-7 : Refaites un double-check de tous les éléments qui précèdent, histoire d’éviter de mauvaises surprises à l’arrivée. Et pensez bien à envoyer un reminder à tous les invités !
  • J-1 : Tâchez d’arriver la veille du séminaire (ou quelques heures avant tout le monde). Préparez les salles, vérifiez le bon fonctionnement du matériel. Et assurez-vous que tout est OK en termes de logistique. 

Vous voilà prêt(e) pour le jour J : bon séminaire à vous !